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不疲勞工作術(1):輕重緩急四象限,忙碌中依然優雅

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不疲勞工作術(1):輕重緩急四象限,忙碌中依然優雅
每一個人,都在同時間扮演不同的角色,例如是人妻、是人母,也是一位主管。每多一種身分,就會多一些代辦事項,可支配的時間卻不會隨之增加。有些人整天忙得團團轉,做事卻經常掛一漏萬;有些人卻能在忙碌中保持優雅,在多種身分中輕鬆轉換。為什麼會有這種差別呢?

成功學大師柯維(Stephen Covey)認為,做事效率高的人,都有「要事第一」的好習慣。 他們能夠分辨事情的輕重緩急,知道那些事該立刻做,哪些事可以明天再做,那些事交給別人去也無妨。設定代辦事項的優先順序,甚至放棄不需要做的事,才不會把自己累垮。

柯維建議,把想做的事,依「重要」與「急迫」分成四個象限。「重要」指的是個人價值觀,或對長遠人生有影響的事,如當義工或每天運動。「急迫」則是指不做,就會立刻造成負面影響的事,如寫明天要交的報告、處理客戶抱怨。



多數人之所以感到心力交瘁,是因為花太多精神處理「急迫又重要的事」;或因壓力太大,只好不斷做「不急迫又不重要」的事,逃避現實,結果就犧牲了「不急迫但重要」的事。

其實,急迫的事,往往是對別人重要,對自己並不重要。如果你發現自己花很多時間處理這一類的事,可能要想想,自己是否太想滿足別人的需要,而忽略了自己的需求。

因此,想游刃有餘地面對工作與生活,就必須捨棄捨棄「急迫但不重要」與「不急迫也不重要」的事,並透過流程規劃,盡量減少「急迫又重要」的事。這樣,才會有時間進行「不急迫但重要」的事。  

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